Projeniz kabul olduktan sonra TÜBİTAK’la sözleşme ve taahhütname imzalayarak süreci resmi olarak başlatmanız gerekiyor. Sözleşmeye imzanızı attıktan sonra destek almaya hak kazanan firma oluyorsunuz.
Projenize destek vermeyi kabul eden kurum size proje kabul şartlarını ve bütçe kapsamını bildiren bir yazı gönderiyor. Bu durumda öncelikle hangi koşullarda desteklendiğinizi iyi analiz etmelisiniz. Çünkü size ayrılan tutar ile harcamalarınız dengeli olmak zorunda. Proje hazırlama aşamasında ihtiyaç duyduğunuz bir gideri, destek veren kurum gerekli görmeyerek proje giderlerinizden çıkarabilir.
Başvuru aşamasında, ihtiyacınızdan fazla proje bütçesi oluşturmanız durumunda, kurumun sizin için ayırdığı destek miktarı azalacaktır. Kaldı ki, başvuru aşamasında oluşturduğunuz bütçe haricinde ek harcamalarınız da olabilir. Proje yönetim süreçlerinde bunların tümünü göz önünde bulundurmanız gerekiyor.
Desteği aldıktan sonra projede belirttiğiniz faaliyetleri yerine getirmeniz gerekiyor. Faaliyete geçtiğiniz andan itibaren TÜBİTAK sizi belirli periyodlarla projeniz için görevlendirdiği akademisyenler, teknik ve mali uzmanlarla izlemeye başlıyor. TÜBİTAK, raporlama süreçleri için bir seneyi Ocak – Haziran ve Temmuz – Aralık olmak üzere altı aylık süreler dahilinde ikiye ayırmış bulunmakta. Örneğin Ocak – Haziran arasında yaptığınız harcamaları ve faaliyetleri Eylül sonuna kadar raporlamanız gerekmekte.
Gönderdiğiniz raporu kurum incelemeye alıyor. İncelerken kendi görüşlerini de belirtiyor. Projede sapmalar varsa bunların nedenlerini araştırıyor. Örneğin, personel ihtiyacınız olduğunu belirttiniz. TÜBİTAK bunun nedenlerini sorguluyor. Aldığınız personelin yeterliliğine bakıyor. Yine örneğin; kurum, başvuru dosyanızda öngörünüz haricinde satın alınan ve projede kullanılan ekstra malzemelere neden ihtiyaç duyduğunuzu belirtmenizi beklemekte. Tüm bunların kontrolleri yapılıyor. İncelemeler için görevlendirilen akademisyenlerin titizliğinden de bahsetmekte fayda var. Bazı hakemler makine üzerindeki cıvataları dahi sayabiliyor.
TÜBİTAK proje bütçenizdeki sapmaları, diğer bir deyişle ek giderleri, her ne kadar doğal karşılasa da bu sapmalar için asgari teknik gerekçeleri belirtmek zorundasınız. Teknik gerekçeleriniz mantıklıysa, TÜBİTAK proje öngörünüze göre oluşan bütçe artışınız için anlayış gösterecektir.
Sonuç olarak destek aldıktan sonraki süreci, gerçek anlamda titizlikle yürütülmesi gereken bir proses olarak düşünmeliyiz. Çünkü taahhütlerinizi yerine getirmediğinizde ya da gerekli raporlamaları yapamadığınızda ciddi yaptırımlarla karşı karşıya kalabilirsiniz.
