ERP kurulum sürecinde hangi aşamalar olmalıdır?

ERP programı seçildikten sonra kurulum aşamasına gelindiğinde firmaların istisnasız izlemesi gereken süreçler bulunuyor. Bu anlamda dünyada standart hale gelmiş bir yol var. Biz, kendi projelerimizde bu yolu izliyoruz.

1. Aşama: Analiz

İlk aşamada firmanın analiz sürecini çok iyi yapması gerekiyor. Biz bu süreçte danışmanlarımız yardımıyla hizmet verdiğimiz firmaların departmanlarıyla birkaç hafta sürebilen görüşmeler yapıyoruz. Finans uzmanlarımız muhasebe departmanıyla üretim danışmanlarımız üretim planlama müdürleriyle yine insan kaynakları danışmanımız İK departmanları ile görüşmeler yapıyor. Burada amaç bu projeyi yapacak olan danışmanların ERP kurulacak olan firmayı, süreçlerini ve çalışanlarını iyi bir şekilde anlamasını sağlamak.

Bu analiz süreci kapsamlı ve detaylı bir şekilde yapıldığında ortaya bir analiz dokümanı çıkarılmalı. Kesin bir uzlaşı sağlanabilmesi için bu doküman çok önemli.

2. Aşama: Tasarım

Bu aşamaya gelindiğinde gerekli analizler yapılmış ve bir analiz raporu hazırlanmış oluyor. Tasarım sürecinde ERP programını kullanacak olan anahtar kullanıcılara gerekli eğitimin verilmesi gerekiyor. Bu süreçte iş akışları nasıl gerçekleşecek, onay ve yetkiler kimlerde olacak gibi konular analiz sürecinde olduğu gibi tasarım sürecinde de yazılı bir rapora dönüşüyor.

3. Aşama: Geliştirme/Özelleştirme

ERP kurulumda sürecin üçüncü aşaması geliştirme ve özelleştirme aşamasıdır. Bu aşamada kurulacak olan ERP programı üzerindeki ayarların, özelleştirmelerin yapılması ve eğer paketin standart fonksiyonlarıyla karşılanmayan bir talep veya ihtiyaç varsa da bunun geliştiriliyor olması üçüncü aşamanın en önemli konusu.

4. Aşama: Deployment

Bu aşamada artık test sürecine geçilir. Canlı kullanım da denilen bu test sürecinde hatalar, eksikler tespit edilir. Eski sistemdeki veriler aktarılarak gerekli temizlik, tekilleştirmeler yapılır.

5. Aşama: Destek

Bir önceki aşamada tüm testlerin tamamlanmasıyla destek aşamasına geçilir. Bu aşamada firmanın program kullanırken yaşadığı sorunları çözmek, eksiklik ve hataların giderilmesi, programı kullanacak kişilerin yardıma ihtiyaç duyduklarında desteklenmesi bu aşamada gerçekleşir.