TEGV Bilgi Teknolojileri Müdürü İbrahim Bayraktar, Xpoda başarı hikayesi ile ilgili konuştu. Bayraktar şunları söyledi:
Xpodo ile birlikte operasyonlarımızda çok ciddi anlamda hızlık ve verimlilik elde ettik.
Sunucu:
Kısaca kurumunuzdan bahseder misiniz?İbrahim Bayraktar:
Türk Eğitim Gönüllüleri Vakfı merhume Suna Kuraç hanımefendinin öncülüğünde iş insanlarının ve akademisyenlerinin içinde bulunduğu bir grup tarafından kurulmuştur. Vakfımızın misyonu ilköğretim çağındaki çocukların çağdaş ve evrensel değerleri ile cumhuriyetin temel niteliklerine sahip, donanımlı ve nitelikli bireyler olarak yetişmeleri amacıyla devletin sağlamış olduğu temel eğitime katkı sağlamaktır. Bir çocuk değişir, Türkiye gelişir mottosuyla 31 yıldır faaliyetlerini sürdüren vakfımız 110.000 aşkın gönüllünün desteğiyle 3.3 milyon çocuğu nitelikli eğitimle buluşturmuştur.Sunucu:
Projeye başlamadan önce kurumunuzun ihtiyaçları nelerdi?İbrahim Bayraktar:
Xpoda’dan önce vakfımızda yabancı kaynaklı bir ”ERP” sistemi kullanıyorduk. Bu ”ERP” sisteminin de içerisinde yer alan kapalı devre iş akış sistemi ile birlikte artan servis ve bakım maliyetlerinin yanında lisans maliyetleriyle birlikte vakfımız için çok ciddi anlamda bütçe teşkil ediyordu. Önce ”ERP” sistemimizi değiştirmeye karar verdik. Bir iş akış sistemine ihtiyacımız vardı. Burada Xpoda yazılım geliştirme platform ile tanıştık. Geçmiş olduğumuz ”ERP” sistemi ile de Xpoda yazılım geliştirme platformunu entegre ederek vakfımızdaki iş akış süreçlerini istediğimiz platforma oturtmuş olduk diyebiliriz.Sunucu:
Xpoda’yı tercih etmenizi sağlayan en dikkat çekici özellikleri nelerdir?İbrahim Bayraktar:
Yazılım geliştirme platformu olması ve ”No-Code” mimarisinin sahip olması vakıf içerisinde kendi ”No-Code” bilgisine sahip olan arkadaşlarımızla yazılım geliştirme imkanına sahip olacaktık. ”No-Code” mimarisinin yanında sürükle bırak imkanını da bize sunması, hızlı geliştirme yapabilme imkanı ve kullanıcı dostları yüzüyle Xpoda yazılım geliştirme platformu bizlerin oldukça ilgisini çekti.Sunucu:
Xpoda’yı hangi alanlarda süreçlerinize dahil ettiniz?İbrahim Bayraktar:
Xpoda yazılım geliştirme platformunu vakfımızdaki birçok operasyonel süreçlerimizde kullanmaktayız. Başta izin yönetim süreci, depo ve ”envanter” yönetimi, satın alma süreçleri, imha süreçleri gibi süreçlerde vakfımızda aktif olarak kullanıyoruz Xpoda’yı. Ayrıca 5 yıldır süreçlerini yürüttüğümüz ISO 9001 kalite yönetim sistemi ve bununla birlikte entegre ettiğimiz ve 3 yıldır kullanmaya devam ettiğimiz ve süreçlerini uyguladığımız ISO 27001 bilgi yönetimi sistemi süreçlerinin getirdiği bazı regülasyonlar neticesinde düzeltici faaliyet ve imha süreçlerinde Xpoda’yı sitemize dahil etmiş bulunuyoruz. gerek esnek yapısı ve daha kolay geliştirebilir mimarisiyle Xpoda’yı yazılım geliştirme platformunu tercih ettik ve bu durumdan hem kullanıcılarımız hem de bizler profesyonel BT ekibi olarak çok memnunuz.Sunucu:
Xpoda ile hangi faydaları elde ettiniz? Hangi zorlukları aştınız?İbrahim Bayraktar:
Xpoda ile birlikte operasyonlarımızda çok ciddi anlamda hızlık ve verimlilik elde ettik. Özellikle ”ERP” sistemini oturttuktan sonra ve Xpoda yazılım geliştirme platformunu da ”ERP” sistemimize entegre ettikten sonra vakfımızda BT ekibimizde görevli olan bir arkadaşımızı Xpoda kurumun da desteğiyle iki haftalık eğitime gönderdik. Özellikle ”No-Code” mimarisi tarafındaki ”No-Code”ında çok ciddi bir gelişme kaydetti ve sahip olduğu ”SQL database” bilgisiyle de birlikte almış olduğu bu eğitimi de harmanlayarak vakfımızdaki iş yakıt süreçlerini hızlı bir şekilde Xpoda yazılım oturtmaya başladık. Xpoda özellikle avans ve masraf yönetimi tarafında çok ciddi akışkanlık sağladı iş süreçlerimizde. Özellikle satın alış süreçlerinde yine kalite yönetim sistemi kapsamında devreye aldığımız bir onay mekanizması söz konusu. Belli rakamın üstüne çıktığınızda mali işler müdürümüz yine belli bir rakamın üstüne çıktığınızda genel müdürün onayına kadar giden bir onay mekanizması söz konusu. Biz bu onay süreçlerini Xpoda yazılım geliştirme platformunda çok hızlı şekilde devreye alabiliyoruz. Yöneticilerimiz, uzman arkadaşlarımız izin süreçlerini, satın alma süreçlerini, masraf ve avans süreçlerini, depo ve ”envanter” süreçlerini Xpoda üzerinde çok hızlı bir şekilde gerçekleştirebilirler.Sunucu:
Xpoda’yı dijital dönüşüm yolculuğunuzun neresinde görüyorsunuz?İbrahim Bayraktar:
Vakfımız özellikle son 5 yılda yaptığı atılımlarla dijital dönüşüm süreçlerine çok ciddi anlamda katkı sağlamıştır. Kağıt ve kalem kullanarak yaptığımız birçok özellikle bu izin başvuruları, bir imza süreci gibi kavramları tamamıyla Xpoda platform üzerinde yürütmeyi sürdürüyoruz. dijitalleşerek zamanı iyi yönetmeyi, efektif yönetmeyi ve maliyetleri azaltarak süreçlerinizi daha hızlı hale getirebilirsiniz. ”Mobility” tarafında da Xpoda ekranını oldukça ”responsive” olduğunu söyleyebiliriz. Özellikle biz yöneticiler çok fazla sahada olan, seyahatleri olan kişileriz ve nerede olursak olalım havalimanında, araçta uygun bulunduğu vakitte cep telefonumuzdan bildirimleri mail olarak alabiliyoruz. Hızlı bir ”mailing” sistemi var Xpoda. Bu ekranlarımıza, ”inbox”larımıza düşen mail bildirimi sayesinde e çok hızlı bir şekilde onay sürecini ilerletebiliyoruz. Xpoda ile birlikte geçirdiğimiz bu 6 yıllık süre zarfında dijitalleşme adımlarında önemli aşamalar kaydettik ve yeni iş planlarını da Xpodo platformuna taşımayı planlıyoruz.
